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Herzlich willkommen auf dem Blog von Steuerberater Mustermann. Wir freuen uns sehr, dass Sie den Weg zu uns gefunden haben. Als moderne Steuerkanzlei wissen wir, dass das Thema Digitalisierung im Büroalltag eine immer wichtigere Rolle spielt. Eines der spannendsten Themen für Privatpersonen, Freiberufler sowie kleine und mittelständische Unternehmen ist dabei das sogenannte ersetzende Scannen. Darunter versteht man die Möglichkeit, Papierbelege einzuscannen und die Originale danach einfach wegzuwerfen. Das spart nicht nur wertvollen Platz, sondern auch Zeit und Geld. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen ganz konkret und verständlich, wie Sie Ihre Papierberge sicher und gesetzeskonform abbauen können.

Die Vorteile der digitalen Belegablage

Stellen Sie sich vor, Ihre Regale sind nicht mehr mit dicken Aktenordnern verstopft und Sie müssen nicht mehr ewig nach einer bestimmten Rechnung von vor drei Jahren suchen. Stattdessen haben Sie alle Unterlagen digitalisiert und mit wenigen Klicks griffbereit. Durch den Einsatz digitaler Prozesse, wie wir sie auch in unserer Kanzlei leben und fördern, schaffen Sie sich enorme Entlastung im Alltag.

  • Automatisierung: Sie können Belege automatisch verarbeiten.
  • Schnelle Übernahme: Relevante Daten fließen sofort in Ihre Buchhaltungssysteme.
  • Kostenersparnis: Digitale Vorgänge senken Ihre Prozesskosten enorm.
  • Transparenz: Sie haben die Sicherheit, jederzeit auskunftsfähig zu sein.

Viele unserer Mandanten stellen uns in diesem Zusammenhang genau diese eine Frage: Darf ich das Papier danach wirklich in den Papierkorb werfen?

Die Grundregel lautet Ja, aber mit System

Die gute Nachricht ist, dass die Finanzverwaltung die Zeichen der Zeit erkannt hat. Grundsätzlich dürfen Sie Rechnungen, Quittungen und andere buchungsrelevante Belege nach dem Einscannen vernichten. Die rechtliche Basis dafür bilden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese etwas sperrige Bezeichnung wird meistens einfach GoBD abgekürzt. Das Bundesfinanzministerium hat hier klare Regeln aufgestellt, damit digitale Belege die gleiche Beweiskraft haben wie Papieroriginale. Wenn man diese Regeln beachtet, steht dem papierlosen Arbeiten nichts mehr im Weg.

Voraussetzung eins ist die Verfahrensdokumentation

Damit das Finanzamt Ihre gescannten Belege anstandslos anerkennt, brauchen Sie einen klar definierten Prozess. Sie können nicht einfach nach Lust und Laune Belege mit dem Smartphone fotografieren und das Original direkt in den Reißwolf stecken. Die zentrale Anforderung ist eine sogenannte Verfahrensdokumentation. Darin wird genau das Regelwerk für Ihr digitales Archiv beschrieben:

  • Wer in Ihrem Unternehmen scannen darf.
  • Wann genau gescannt wird.
  • Wie die Belege digitalisiert werden.
  • Wo sie anschließend sicher gespeichert sind.

Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband haben dafür Muster entwickelt, die wir in der Kanzlei Steuerberater Mustermann gerne mit Ihnen an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Dabei legen wir großen Wert auf transparente Beratung und individuelle Lösungen.

Voraussetzung zwei ist die Sichtprüfung und Nachvollziehbarkeit

Beim Scannen selbst müssen bestimmte Qualitätsstandards eingehalten werden. Werden Belege digitalisiert, muss danach zwingend eine Sichtprüfung erfolgen. Das bedeutet, jemand kontrolliert, ob das digitale Bild vollständig und lesbar ist. Fehlt vielleicht die Rückseite einer Rechnung oder ist ein Teil des Belegs abgeschnitten? Nur wenn der Scan einwandfrei ist, darf das Original vernichtet werden.

Zudem muss der digitale Beleg vor nachträglichen Veränderungen geschützt sein. Das System muss sicherstellen, dass niemand den Betrag auf der Rechnung im Nachhinein manipulieren kann. Unveränderbarkeit ist ein zentraler Pfeiler der GoBD. Durch fundiertes Fachwissen und laufende Weiterbildung wissen wir genau, worauf es bei diesen Anforderungen ankommt.

Welche Dokumente Sie trotzdem aufheben sollten

Auch wenn Sie nun am liebsten den gesamten Papierkram entsorgen möchten, gibt es ein paar Ausnahmen. Manche Dokumente müssen zwingend im Original aufbewahrt werden, weil das digitale Bild rechtlich nicht ausreicht. Dazu gehören beispielsweise:

  • Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
  • Notariell beurkundete Verträge
  • Gerichtsurteile
  • Bestimmte Zolldokumente

Hier fordert der Gesetzgeber weiterhin das Original aus Papier. Auch Belege, die eine besondere rechtliche Beweiskraft haben, sollten Sie zur Sicherheit behalten. Alles andere, vom Kassenbon für Büromaterial bis zur Eingangsrechnung des Lieferanten, können Sie nach einem ordnungsgemäßen Scanprozess beruhigt entsorgen. So werden Gestaltungsspielräume optimal genutzt.

Der Weg zum papierlosen Büro

Wir von Steuerberater Mustermann möchten Sie motivieren, diesen Schritt in die digitale Zukunft zu gehen. Es mag anfangs vielleicht nach etwas Aufwand klingen, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und neue Arbeitsabläufe einzuführen. Aber diese Investition zahlt sich sehr schnell aus. Sie gewinnen Platz, sparen wertvolle Arbeitszeit und haben Ihre steuerlichen Pflichten durch digitale Prozesse effizient erfüllt. Wir stehen Ihnen dabei persönlich zur Seite. Gemeinsam richten wir einen Prozess ein, der vorausschauend geplant ist und langfristig zu Ihrem wirtschaftlichen Erfolg beiträgt.

Zusammenfassung für den Alltag

Wenn Sie sich entscheiden, Belege ersetzend zu scannen, behalten Sie einfach diese wenigen Grundsätze im Hinterkopf:

  • Machen Sie sich einen Plan, wie der Scanvorgang ablaufen soll und halten Sie diesen schriftlich fest.
  • Sorgen Sie für eine sichere und unveränderbare Speicherung in einer geeigneten Software, wie zum Beispiel einem zertifizierten Dokumentenmanagementsystem.
  • Prüfen Sie immer die Qualität der Scans, bevor das Papier in die Tonne wandert.
  • Wenn Sie sich bei einem Dokument unsicher sind, heben Sie es im Zweifel lieber auf oder fragen Sie uns einfach.

Wir betreuen Sie ganzheitlich und zuverlässig in allen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen.

Starten Sie jetzt in eine aufgeräumte Zukunft

Lassen Sie sich nicht von anfänglichen Hürden abschrecken. Die Digitalisierung bietet fantastische Möglichkeiten, um sich den Alltag leichter und effizienter zu machen. Werfen Sie unnötigen Ballast ab und schaffen Sie Raum für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen. Wir freuen uns darauf, Sie auf diesem Weg zu begleiten und Ihnen die nötige Sicherheit zu geben. Sprechen Sie uns an und wir machen gemeinsam den ersten Schritt zu Ihrem digitalen und papierlosen Büro.

Verwendete Quellen

  • Existenzgruendungsportal – Kleinunternehmen Buchhaltung verpflichtend – https://www.existenzgruendungsportal.de/
  • Bundesfinanzministerium – FAQ Glossar – https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Service/FAQ_Glossar/FAQ/faq.html
  • DATEV magazin – Unterstuetzung fuer die Praxis – https://www.datev-magazin.de/
  • DATEV magazin – Ersetzendes Scannen – https://www.datev-magazin.de/
  • DATEV magazin – Verfahrensdokumentation effizient erstellen – https://www.datev-magazin.de/